En pocas palabras
- Tratamos lo necesario para que DocuSite funcione: tu nombre y correo, lo que capturas en las visitas de obra (fotos, notas de voz y texto) y los datos de las obras de tu organización.
- La ubicación solo se usa con la app abierta y con tu permiso, para comprobar que estás en la obra y situar el mapa del replanteo.
- Los datos de las obras son de tu organización: nosotros los tratamos por encargo suyo. No vendemos datos ni los usamos para publicidad.
- Puedes borrar tu cuenta en app.docusiteapp.com/account/delete o desde la app, y escribirnos a [email protected] para cualquier duda o derecho.
1. Quién es el responsable
DocuSite es un servicio de Projectum Oficina Tecnica Online S.L. (en adelante, «DocuSite» o «nosotros»), con NIF B67406009 y domicilio en C/ Ciutat d'Elx, 19, 08027 Barcelona (España).
Para cualquier cuestión sobre privacidad, escríbenos a [email protected].
Esta política se aplica a la app DocuSite para iOS y Android, a la web de cada organización en docusiteapp.com y a la portada en docusite.ai y direcciondeobra.com.
2. Responsable y encargado: los dos papeles de DocuSite
DocuSite se contrata por organizaciones (estudios de arquitectura, ingenierías, constructoras, promotoras…). Según el dato, nuestro papel es distinto:
- Somos responsables del tratamiento de los datos de tu cuenta (nombre, correo, teléfono si lo usas para entrar), de la facturación, de la seguridad del servicio, del soporte y de las consultas que nos envías desde la portada.
- Somos encargados del tratamiento de los datos de las obras que tu organización sube a DocuSite (proyectos, agentes, actas, fotos, notas, firmas). La responsable es tu organización: decide qué se sube, quién lo ve y cuánto se guarda, y nosotros lo tratamos solo para prestarle el servicio, según el encargo del artículo 28 del RGPD.
Si tu consulta trata sobre datos de una obra (por ejemplo, apareces como agente en un acta), dirígela a la organización que la gestiona. Si nos escribes a nosotros, se la haremos llegar y la ayudaremos a responder.
3. Qué datos tratamos
- Cuenta: nombre, correo electrónico y, si lo usas para entrar, tu número de móvil; el idioma que eliges, las organizaciones a las que perteneces y tu rol en cada una. DocuSite no usa contraseñas: se entra con un código de un solo uso.
- Lo que capturas en las visitas de obra: fotos (con su fecha y hora de captura), notas de voz y su transcripción, y notas escritas. La app las guarda en el teléfono hasta que hay conexión y entonces las sube.
- Ubicación: solo mientras la app está abierta y si le das permiso, para comprobar que estás en la obra y para situar el mapa del replanteo. La app no usa la ubicación en segundo plano ni registra tus recorridos.
- Dispositivo: el nombre del dispositivo, su sistema y la versión de la app, para mostrarte la lista de sesiones abiertas y que puedas cerrarlas.
- Contactos leídos de un código QR: cuando escaneas el QR de una tarjeta de contacto para añadir a una persona a una obra, tratamos los datos que contiene ese QR (nombre, empresa, correo, teléfono…). La app no accede a la agenda de tu teléfono.
- Datos de la organización: obras (dirección, coordenadas, referencia catastral y demás datos de obra), agentes e interlocutores (nombre, empresa, papel, correo, teléfono y, en los firmantes, NIF o DNI), actas, comentarios, documentos, firmas y acuses de recibo.
- Facturación: los datos fiscales de la organización y el historial de pagos y facturas. Los datos de la tarjeta los trata Stripe directamente: DocuSite no los ve ni los guarda.
- Uso y seguridad: registros técnicos de acceso (dirección IP, fecha, navegador o app), el registro de auditoría de las acciones hechas en cada organización y el consumo de las funciones de inteligencia artificial.
- Consultas y soporte: lo que nos envías desde el formulario de contacto de la portada (nombre, correo y, si los das, empresa, cargo, tamaño del equipo, teléfono y mensaje) o por correo al soporte.
4. Para qué los usamos
- Prestar el servicio: tu cuenta, tus organizaciones, las obras, la captura en obra, la sincronización entre la app y la web y la generación de documentos en Word y PDF.
- Enviarte los códigos de acceso y los avisos del servicio (invitaciones, firmas pendientes, cambios en un acta) por correo y, si se usa, por SMS o WhatsApp.
- Redactar con inteligencia artificial: transcribir las notas de voz, describir las fotos y preparar el borrador del acta, que siempre revisa una persona antes de darlo por bueno.
- Cobrar los planes y emitir las facturas.
- Atender el soporte y responder a las consultas de la portada.
- Proteger el servicio: evitar accesos indebidos y abusos, limitar intentos, guardar la auditoría y cumplir nuestras obligaciones legales.
No vendemos datos, no los cedemos para publicidad y no hacemos perfiles publicitarios. No autorizamos a nuestros proveedores de inteligencia artificial a usar tu contenido para entrenar sus modelos.
5. Base jurídica
- Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD): la cuenta, el servicio, los códigos de acceso, la facturación y el soporte.
- Interés legítimo (art. 6.1.f): la seguridad del servicio, la prevención del fraude, la auditoría y los avisos sobre el propio servicio.
- Obligación legal (art. 6.1.c): la conservación de facturas y la respuesta a requerimientos de las autoridades.
- Consentimiento (art. 6.1.a): las consultas del formulario de la portada y el acceso a la ubicación, la cámara y el micrófono, que pides y retiras desde los permisos del sistema de tu teléfono. Sin ellos la app sigue funcionando, salvo la función que los necesita.
- Para los datos de las obras, la base la decide tu organización como responsable; nosotros los tratamos por su encargo.
6. Quién más trata los datos
Para prestar el servicio contamos con estos proveedores, que actúan como encargados (o subencargados) del tratamiento con un contrato que les obliga a tratar los datos solo siguiendo nuestras instrucciones:
- Servidor propio alojado en la Unión Europea: la API y la base de datos de DocuSite.
- Cloudflare: almacenamiento de fotos y documentos (R2), red de distribución y protección del tráfico, y verificación antibots (Turnstile) en el alta.
- Amazon Web Services: envío de correo electrónico (Amazon SES, región de la UE).
- Google Cloud: transcripción de voz (Speech-to-Text, en la multirregión de la UE) y Google Maps (búsqueda de direcciones, mapa de situación y vista de calle).
- Anthropic: el modelo Claude, para redactar los borradores y describir las fotos.
- Stripe: pagos y facturación, solo en la web.
- Proveedor de mensajería SMS o WhatsApp, cuando los códigos de acceso se envían por esa vía.
También pueden acceder a los datos las autoridades cuando una ley lo exija.
7. Transferencias internacionales
Algunos de estos proveedores son empresas de Estados Unidos o tienen allí parte de su infraestructura. Cuando un dato sale del Espacio Económico Europeo, la transferencia se ampara en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (si el proveedor está adherido) o en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, con las garantías adicionales que correspondan.
8. Cuánto tiempo los guardamos
- Datos de tu cuenta: mientras la cuenta esté activa. Al borrarla, se eliminan, salvo lo que debamos conservar por ley.
- Datos de la organización: mientras la organización tenga el servicio. Cuando lo cancela, queda 30 días en solo lectura para que pueda exportarlo todo; después se cierra, se conserva 90 días más por si quiere volver y, pasado ese plazo, se borra por completo (avisamos 30 y 7 días antes).
- Papelera: lo que se borra en DocuSite se puede restaurar durante 30 días; después se elimina.
- Facturas y auditoría: el tiempo que exige la normativa mercantil y fiscal y el necesario para atender posibles responsabilidades.
- Copias de seguridad: se renuevan por rotación, de modo que lo borrado desaparece también de ellas al cabo de su ciclo.
- Consultas de la portada: el tiempo necesario para responderlas y hacer su seguimiento.
9. Seguridad
Las comunicaciones van cifradas (HTTPS). Cada organización solo ve sus datos: la separación se aplica en la propia base de datos. Se entra con códigos de un solo uso, las sesiones se pueden revisar y cerrar desde la lista de dispositivos, las credenciales de los servicios se guardan cifradas y las acciones relevantes quedan en un registro de auditoría.
10. Tus derechos
Puedes pedir el acceso a tus datos, su rectificación o supresión, oponerte a su tratamiento, pedir su limitación o su portabilidad, y retirar el consentimiento que hayas dado. Escríbenos a [email protected] desde el correo de tu cuenta; te responderemos en el plazo de un mes.
Si consideras que no hemos atendido bien tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
11. Cómo borrar tu cuenta
Puedes borrar tu cuenta cuando quieras desde app.docusiteapp.com/account/delete (entras con tu correo y un código) o desde la propia app, en el menú de tu cuenta.
Si eres la única persona con el rol de Administración de una organización, antes tendrás que pasar ese rol a otra persona o cerrar la organización: así nadie se queda sin poder gestionarla. Lo que hayas aportado a las obras de una organización (actas, fotos, notas) es de esa organización y se queda en ella.
13. Menores
DocuSite es un servicio profesional y no está dirigido a menores de 16 años. No tratamos a sabiendas datos de menores.
14. Cambios en esta política
Si cambiamos algo importante, lo avisaremos en la app o por correo antes de que se aplique. La fecha de arriba indica la última versión. Ver también las condiciones de uso.