Política de privacitat

1. Qui és el responsable

DocuSite és un servei de Projectum Oficina Tecnica Online S.L. (d'ara endavant, «DocuSite» o «nosaltres»), amb NIF B67406009 i domicili a C/ Ciutat d'Elx, 19, 08027 Barcelona (Espanya).

Per a qualsevol qüestió sobre privacitat, escriu-nos a [email protected].

Aquesta política s'aplica a l'app DocuSite per a iOS i Android, al web de cada organització a docusiteapp.com i a la portada a docusite.ai i direcciondeobra.com.

2. Responsable i encarregat: els dos papers de DocuSite

DocuSite el contracten organitzacions (estudis d'arquitectura, enginyeries, constructores, promotores…). Segons la dada, el nostre paper és diferent:

• Som responsables del tractament de les dades del teu compte (nom, correu, telèfon si el fas servir per entrar), de la facturació, de la seguretat del servei, del suport i de les consultes que ens envies des de la portada.
• Som encarregats del tractament de les dades de les obres que la teva organització puja a DocuSite (projectes, agents, actes, fotos, notes, signatures). La responsable és la teva organització: decideix què es puja, qui ho veu i quant de temps es guarda, i nosaltres ho tractem només per prestar-li el servei, segons l'encàrrec de l'article 28 del RGPD.

Si la teva consulta tracta sobre dades d'una obra (per exemple, hi apareixes com a agent en una acta), adreça-la a l'organització que la gestiona. Si ens escrius a nosaltres, li farem arribar i l'ajudarem a respondre.

3. Quines dades tractem

• Compte: nom, correu electrònic i, si el fas servir per entrar, el teu número de mòbil; l'idioma que tries, les organitzacions a què pertanys i el teu rol a cadascuna. DocuSite no fa servir contrasenyes: s'entra amb un codi d'un sol ús.
• El que captures a les visites d'obra: fotos (amb la data i l'hora de captura), notes de veu i la seva transcripció, i notes escrites. L'app les guarda al telèfon fins que hi ha connexió i llavors les puja.
• Ubicació: només mentre l'app és oberta i si li dones permís, per comprovar que ets a l'obra i per situar el mapa del replantejament. L'app no fa servir la ubicació en segon pla ni registra els teus recorreguts.
• Dispositiu: el nom del dispositiu, el seu sistema i la versió de l'app, per mostrar-te la llista de sessions obertes i que les puguis tancar.
• Contactes llegits d'un codi QR: quan escanejes el QR d'una targeta de contacte per afegir una persona a una obra, tractem les dades que conté aquest QR (nom, empresa, correu, telèfon…). L'app no accedeix a l'agenda del teu telèfon.
• Dades de l'organització: obres (adreça, coordenades, referència cadastral i altres dades d'obra), agents i interlocutors (nom, empresa, paper, correu, telèfon i, en els signants, NIF o DNI), actes, comentaris, documents, signatures i acusaments de recepció.
• Facturació: les dades fiscals de l'organització i l'historial de pagaments i factures. Les dades de la targeta les tracta Stripe directament: DocuSite no les veu ni les guarda.
• Ús i seguretat: registres tècnics d'accés (adreça IP, data, navegador o app), el registre d'auditoria de les accions fetes a cada organització i el consum de les funcions d'intel·ligència artificial.
• Consultes i suport: el que ens envies des del formulari de contacte de la portada (nom, correu i, si els dones, empresa, càrrec, mida de l'equip, telèfon i missatge) o per correu al suport.

4. Per a què les fem servir

• Prestar el servei: el teu compte, les teves organitzacions, les obres, la captura a l'obra, la sincronització entre l'app i el web i la generació de documents en Word i PDF.
• Enviar-te els codis d'accés i els avisos del servei (invitacions, signatures pendents, canvis en una acta) per correu i, si s'utilitza, per SMS o WhatsApp.
• Redactar amb intel·ligència artificial: transcriure les notes de veu, descriure les fotos i preparar l'esborrany de l'acta, que sempre revisa una persona abans de donar-lo per bo.
• Cobrar els plans i emetre les factures.
• Atendre el suport i respondre les consultes de la portada.
• Protegir el servei: evitar accessos indeguts i abusos, limitar intents, guardar l'auditoria i complir les nostres obligacions legals.

No venem dades, no les cedim per a publicitat i no fem perfils publicitaris. No autoritzem els nostres proveïdors d'intel·ligència artificial a fer servir el teu contingut per entrenar els seus models.

5. Base jurídica

• Execució del contracte (art. 6.1.b RGPD): el compte, el servei, els codis d'accés, la facturació i el suport.
• Interès legítim (art. 6.1.f): la seguretat del servei, la prevenció del frau, l'auditoria i els avisos sobre el mateix servei.
• Obligació legal (art. 6.1.c): la conservació de factures i la resposta a requeriments de les autoritats.
• Consentiment (art. 6.1.a): les consultes del formulari de la portada i l'accés a la ubicació, la càmera i el micròfon, que concedeixes i retires des dels permisos del sistema del teu telèfon. Sense ells l'app continua funcionant, llevat de la funció que els necessita.
• Per a les dades de les obres, la base la decideix la teva organització com a responsable; nosaltres les tractem per encàrrec seu.

6. Qui més tracta les dades

Per prestar el servei comptem amb aquests proveïdors, que actuen com a encarregats (o subencarregats) del tractament amb un contracte que els obliga a tractar les dades només seguint les nostres instruccions:

• Servidor propi allotjat a la Unió Europea: l'API i la base de dades de DocuSite.
• Cloudflare: emmagatzematge de fotos i documents (R2), xarxa de distribució i protecció del trànsit, i verificació antibots (Turnstile) a l'alta.
• Amazon Web Services: enviament de correu electrònic (Amazon SES, regió de la UE).
• Google Cloud: transcripció de veu (Speech-to-Text, a la multiregió de la UE) i Google Maps (cerca d'adreces, mapa de situació i vista de carrer).
• Anthropic: el model Claude, per redactar els esborranys i descriure les fotos.
• Stripe: pagaments i facturació, només al web.
• Proveïdor de missatgeria SMS o WhatsApp, quan els codis d'accés s'envien per aquesta via.

També poden accedir a les dades les autoritats quan una llei ho exigeixi.

7. Transferències internacionals

Alguns d'aquests proveïdors són empreses dels Estats Units o hi tenen part de la seva infraestructura. Quan una dada surt de l'Espai Econòmic Europeu, la transferència s'empara en el Marc de Privacitat de Dades UE-EUA (si el proveïdor hi està adherit) o en les clàusules contractuals tipus aprovades per la Comissió Europea, amb les garanties addicionals que corresponguin.

8. Quant de temps les guardem

• Dades del teu compte: mentre el compte sigui actiu. Quan l'esborres, s'eliminen, llevat del que hàgim de conservar per llei.
• Dades de l'organització: mentre l'organització tingui el servei. Quan el cancel·la, queda 30 dies en només lectura perquè ho pugui exportar tot; després es tanca, es conserva 90 dies més per si vol tornar i, passat aquest termini, s'esborra del tot (avisem 30 i 7 dies abans).
• Paperera: el que s'esborra a DocuSite es pot restaurar durant 30 dies; després s'elimina.
• Factures i auditoria: el temps que exigeix la normativa mercantil i fiscal i el necessari per atendre possibles responsabilitats.
• Còpies de seguretat: es renoven per rotació, de manera que el que s'ha esborrat també en desapareix al final del seu cicle.
• Consultes de la portada: el temps necessari per respondre-les i fer-ne el seguiment.

9. Seguretat

Les comunicacions van xifrades (HTTPS). Cada organització només veu les seves dades: la separació s'aplica a la mateixa base de dades. S'entra amb codis d'un sol ús, les sessions es poden revisar i tancar des de la llista de dispositius, les credencials dels serveis es guarden xifrades i les accions rellevants queden en un registre d'auditoria.

10. Els teus drets

Pots demanar l'accés a les teves dades, la seva rectificació o supressió, oposar-te al seu tractament, demanar-ne la limitació o la portabilitat, i retirar el consentiment que hagis donat. Escriu-nos a [email protected] des del correu del teu compte; et respondrem en el termini d'un mes.

Si consideres que no hem atès bé la teva sol·licitud, pots reclamar davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades (www.aepd.es).

11. Com esborrar el teu compte

Pots esborrar el teu compte quan vulguis des de app.docusiteapp.com/account/delete (hi entres amb el teu correu i un codi) o des de la mateixa app, al menú del teu compte.

Si ets l'única persona amb el rol d'Administració d'una organització, abans hauràs de passar aquest rol a una altra persona o tancar l'organització: així ningú no es queda sense poder gestionar-la. El que hagis aportat a les obres d'una organització (actes, fotos, notes) és d'aquesta organització i s'hi queda.

12. Galetes i emmagatzematge al navegador

La portada (docusite.ai i direcciondeobra.com) no fa servir galetes ni eines d'analítica o publicitat. Només guarda al teu navegador si prefereixes el tema clar o fosc.

El web de DocuSite (docusiteapp.com) fa servir una galeta tècnica de sessió, imprescindible per mantenir-te dins, i guarda al navegador el teu idioma i el teu tema. Cloudflare pot fer servir galetes tècniques pròpies per protegir el servei d'abusos. Cap d'elles no serveix per a publicitat.

L'app no inclou eines d'analítica ni de publicitat de tercers.

13. Menors

DocuSite és un servei professional i no està adreçat a menors de 16 anys. No tractem conscientment dades de menors.

14. Canvis en aquesta política

Si canviem alguna cosa important, ho avisarem a l'app o per correu abans que s'apliqui. La data de dalt indica la darrera versió. Vegeu també les condicions d'ús.